App charges (חיובי אפליקציות) הם עלויות שמגיעות מאפליקציות שמותקנות בחנות Shopify. הן יכולות להיות חודשיות, חד-פעמיות, לפי שימוש או לפי תוכנית.

חיוב אפליקציה יכול להופיע בחשבון Shopify גם אם הצוות שכח למה התקין אותה. לכן צריך לתעד אפליקציות ועלויות.

במדריך הזה

מה Shopify מתארת במקור

במקור של Shopify עבור App charges on Shopify bills, הדגש הוא על פעולה מתוך Shopify admin (אדמין Shopify) ולא על שינוי חיצוני או קיצור דרך. הכתובת הרשמית היא Settings > Billing > App charges / Apps, ולכן כל החלטה תפעולית צריכה להתחיל מהמסך ש-Shopify מציינת, מהתפקיד שמורשה לבצע את הפעולה, ומההשלכות שהמקור מתאר על משתמשים, חנויות, חיוב או גישה.

המשמעות המעשית בעברית היא שלא מתייחסים אל ניהול App charges (חיובי אפליקציות) כאל פעולה טכנית קצרה. לפני שלוחצים Save (שמירה), Continue (המשך), Assign (שיוך), Remove (הסרה) או Confirm (אישור), צריך להבין מי הבעלים של הפעולה, איזה חשבון מחובר, באיזו חנות נמצאים, ואילו הרשאות או נתונים יושפעו לאחר השינוי.

מונחים ונתונים שצריך לזהות

פריט ב-Shopifyאיך להשתמש בו בעבודה שוטפת
App subscription (מנוי אפליקציה)תוכנית תשלום חוזרת של אפליקציה שמופיעה בחשבונית Shopify.
Usage charge (חיוב לפי שימוש)עלות שנוספת לפי פעילות באפליקציה, כמו נפח שימוש או פעולות בתשלום.
Free trial (תקופת ניסיון)תקופה שבה האפליקציה יכולה להיות ללא חיוב עד תאריך סיום מוגדר.
App developer (מפתח האפליקציה)הגורם שמנהל חלק מתנאי השירות, תמיכה, החזרים והגדרות התוכנית של האפליקציה.

כאשר המסך מציג שמות דומים, חנויות דומות או roles (תפקידים) דומים, אל תסמכו על זיכרון. השתמשו בשם החנות, בכתובת myshopify.com, באימייל המשתמש, בסטטוס, ובאזור Settings (הגדרות) שבו אתם נמצאים. תיעוד קצר של הערכים האלה מונע מצב שבו שינוי נכון נעשה במקום הלא נכון.

לפני שמבצעים שינוי

לפני ניהול App charges (חיובי אפליקציות), בדקו את שם האפליקציה, תוכנית האפליקציה, תקופת ניסיון, חיוב חודשי, חיוב לפי שימוש, הרשאות, בעלים פנימי ותנאי ביטול. ההחלטה צריכה להיות קשורה לצורך עסקי ברור: מי צריך גישה, מי משלם, מי מקבל אחריות, איזה תהליך ייפגע אם הפעולה תיכשל, ומה הדרך לחזור אחורה אם Shopify מאפשרת זאת.

הכלל המרכזי הוא אין אפליקציה בתשלום בלי בעלים פנימי שמבין למה היא מותקנת, כמה היא עולה ואיך מבטלים אותה. אם אין אדם כזה, עצרו את הפעולה וקבעו בעלים פנימי לפני שממשיכים. פעולות בחשבון Shopify נראות לפעמים קטנות, אבל הן יכולות להשפיע על checkoutCheckout / תהליך תשלוםשלב התשלום שבו לקוח מזין פרטים, בוחר משלוח ומשלים רכישה.פתיחה במילון (קופה), billing (חיוב), domains (דומיינים), notifications (התראות), users (משתמשים), apps (אפליקציות) ונתוני לקוחות.

שלבי עבודה בסגנון Shopify

  1. לפני התקנת אפליקציה, קראו את pricing (תמחור), trial (ניסיון), חיוב לפי שימוש והרשאות שהיא מבקשת.
  2. תעדו מי אישר את ההתקנה, למה האפליקציה נדרשת, ומה תאריך הבדיקה לפני סוף תקופת ניסיון.
  3. בכל חודש, פתחו Settings > Billing ובדקו שורות App charges מול רשימת האפליקציות בפועל.
  4. אם חיוב לא מוכר, בדקו מי התקין או שדרג את האפליקציה ומה השתנה בתוכנית שלה.
  5. לפני הסרה, בדקו האם יש נתונים, תבניות, קוד themeTheme / תבניתתבנית העיצוב והמבנה שמציגה את החנות ללקוחות ומשפיעה על עמודים, מקטעים, ביצועים ועריכה.פתיחה במילון או אוטומציות שצריך לשמר.
  6. לאחר הסרה או שינוי תוכנית, בדקו בחשבונית הקרובה שהחיוב העתידי השתנה כצפוי.

אחרי השלבים, בצעו בדיקת תוצאה ולא רק בדיקת "הכפתור נלחץ". פתחו מחדש את המסך הרלוונטי, ודאו שהשם, התפקיד, הסטטוס, התוכנית, הכתובת או ההרשאה השתנו כפי שתוכנן, ובדקו משתמש או חנות לדוגמה אם מדובר בשינוי שמשפיע על כמה חנויות או כמה אנשים.

סיכונים נפוצים

הסיכון המרכזי כאן הוא הסרת אפליקציה בלי לשמור נתונים נחוצים, או השארת אפליקציה מותקנת אחרי שהשימוש העסקי הסתיים. מקור Shopify בדרך כלל מציין מי רשאי לבצע פעולה ומה קורה לאחריה, אבל בתוך צוות ישראלי צריך גם לתרגם את זה לנוהל: מי מאשר, מי מבצע, מי בודק, ומי מקבל הודעה אם יש שינוי בגישה, בחיוב או בבעלות.

אל תבצעו שינוי מתוך חשבון משותף. אם כמה אנשים משתמשים באותו login (כניסה), אי אפשר לדעת מי ביצע שינוי, אי אפשר לנתק אדם אחד בלבד, וקשה להוכיח מה קרה בביקורת. לכל עובד, ספק או מנהל צריך להיות user (משתמש) אישי עם role (תפקיד) שמתאים למשימות שלו.

בדיקות אחרי השינוי

בדקו את רשימת apps, app subscriptions, usage charges, trial end dates, uninstall status, permissionsPermissions / הרשאותהרשאות שקובעות אילו משתמשים או אפליקציות יכולים לצפות, לערוך או לבצע פעולות בחנות.פתיחה במילון, invoice lines ומפתח האפליקציה. אם הפעולה קשורה למשתמשים, ודאו שאין Pending (בהמתנה) ישנים, שאין משתמשים עם גישה רחבה מדי, ושמי שסיים עבודה הוסר או הושעה. אם הפעולה קשורה לחנות או ארגון, ודאו שהשם, הסימון הפנימי, הבעלות, החיוב והגישה לחנויות ברורים לכל מי שמנהל אותן.

תעדו תאריך, מבצע, מאשר, צילום מסך או מזהה רלוונטי, ותוצאת בדיקה. במסמך פנימי אפשר לציין גם למה הפעולה נעשתה, מה צפוי להיבדק שוב, ואילו צוותים צריכים לדעת. התיעוד הזה חשוב במיוחד כאשר מתחלפים בעלי תפקידים, סוכנות, מנהל כספים או מנהל תפעול.

צ׳קליסט קצר

  • זיהיתי את המסך הרשמי ב-Shopify admin: Settings > Billing > App charges / Apps.
  • וידאתי שאני בחנות או בארגון הנכון לפי שם, דומיין וסימונים פנימיים.
  • בדקתי שהמשתמש שמבצע את הפעולה מורשה לכך לפי owner, administrator או role מתאים.
  • בדקתי את שם האפליקציה, תוכנית האפליקציה, תקופת ניסיון, חיוב חודשי, חיוב לפי שימוש, הרשאות, בעלים פנימי ותנאי ביטול לפני שינוי ולא רק אחרי תקלה.
  • תיעדתי את רשימת apps, app subscriptions, usage charges, trial end dates, uninstall status, permissionsPermissions / הרשאותהרשאות שקובעות אילו משתמשים או אפליקציות יכולים לצפות, לערוך או לבצע פעולות בחנות.פתיחה במילון, invoice lines ומפתח האפליקציה ואת תוצאת הבדיקה לאחר השינוי.
  • קבעתי מועד לביקורת חוזרת אם מדובר בגישה זמנית, ספק חיצוני, שינוי תוכנית או שינוי בעלות.

לפני התקנה

בדקו מחיר, תקופת ניסיון, חיוב לפי שימוש, מי אישר את ההתקנה, ומה תאריך הבדיקה הבא. אל תתקינו אפליקציה בתשלום בלי בעלים פנימי.

בזמן שימוש

עברו אחת לחודש על אפליקציות בתשלום. אם אפליקציה אינה בשימוש, בדקו איך להסיר אותה והאם יש נתונים או תהליך שצריך לשמר לפני הסרה.

חיוב לא מוכר

אם מופיע חיוב לא מוכר, בדקו רשימת אפליקציות, היסטוריית התקנות, משתמשים שאישרו התקנה ותנאי האפליקציה.

שאלות נפוצות

האם הסרת אפליקציה תמיד מפסיקה חיוב?

בדרך כלל היא אמורה לעצור חיובים עתידיים, אך צריך לבדוק תנאי האפליקציה והחשבונית.

מה לתעד לכל אפליקציה?

מטרה, עלות, בעלים פנימי, הרשאות, תאריך התקנה ותאריך בדיקה.