ביצוע עסקת מכירה ב-Shopify POS#

Process sales transaction (ביצוע עסקת מכירה) בעמוד המקור של Shopify נקרא Quick reference?Reference / הפניהסוג ערך שמפנה למשאב Shopify קיים כמו מוצר, וריאנט, עמוד, קובץ או Metaobject.פתיחה במילון - processing a sale, והוא מסכם פעולות נפוצות בקופה: הוספת פריט, הוספת Custom sale (מכירה מותאמת), הוספת Custom fee (עמלה מותאמת), הנחות, הסרת מס, הדפסת קבלה מחדש, Gift receipt (קבלת מתנה), שליחת Cart (עגלה) ללקוח ונעילת iPad.

המטרה אינה רק ללחוץ Checkout?Checkout / תהליך תשלוםשלב התשלום שבו לקוח מזין פרטים, בוחר משלוח ומשלים רכישה.פתיחה במילון (תשלום). עסקת POS טובה צריכה לשמור על מחיר נכון, מס נכון, מלאי נכון, קבלה נכונה וזיהוי לקוח כאשר צריך. כל שלב שנעשה מהר מדי יכול להופיע אחר כך כפער מלאי, פנייה לשירות או דוח כספי לא ברור.

במדריך הזה#

במדריך הזה נתרגם את רצף הפעולות של Shopify לנוהל עבודה: הוספת מוצר מהחיפוש או Smart grid (רשת חכמה), בחירת וריאנט, מכירה מותאמת כאשר מוצר לא נמצא, עמלה מותאמת, הנחת עגלה, הנחת פריט, הסרת מס, הדפסת קבלה מחדש, שליחת פרטי עגלה ונעילת מסך.

המונחים המרכזיים: Product (מוצר), Variant (וריאנט), Cart (עגלה), Custom sale (מכירה מותאמת), Custom fee (עמלה מותאמת), Cart discount (הנחת עגלה), Line-item discount (הנחת פריט), Tax (מס), Receipt (קבלה), Gift receipt (קבלת מתנה).

הוספת מוצר לעגלה#

Shopify מציינת שאם יש כמה Locations (מיקומים), רק מוצרים שמוחזקים במיקום שמוקצה למכשיר POS זמינים בתצוגת המוצרים. לכן לפני שמוכר אומר "אין את המוצר", צריך לבדוק שהמכשיר משויך למיקום הנכון ושמלאי המוצר קיים באותו מיקום.

1. מתוך Shopify POS, הקישו על סמל Product.
2. הקלידו בשורת החיפוש את שם המוצר.
3. הקישו על המוצר.
4. אם למוצר יש Variants?Variants / וריאנטיםגרסאות של מוצר, למשל צבע, מידה או חומר, שלכל אחת יכולים להיות מחיר ומלאי משלה.פתיחה במילון, בחרו את הווריאנט הנכון.
5. ודאו שהמוצר נוסף לעגלה עם מחיר וכמות נכונים.

אם מותקנת אפליקציה עם POS UI Extensions (הרחבות ממשק POS), ייתכן שאפשר למכור כמה קונפיגורציות של אותו מוצר בתוך אותה עגלה, כמו מידת מסגרת מותאמת או כמה הזמנות קפה עם שמות שונים. הדריכו את הצוות לזהות מתי ההרחבה נדרשת.

מכירה מותאמת ועמלה מותאמת#

אם לקוח רוצה לקנות פריט שלא נמצא באפליקציית Shopify POS, Shopify מאפשרת Custom sale item (פריט מכירה מותאם), בתנאי שהאריח Add custom sale נמצא ב-Smart grid. מזינים מחיר, אפשר להוסיף כותרת ולשנות כמות, ואז מוסיפים לעגלה. השתמשו בזה בזהירות, כי מכירה מותאמת לא מחליפה קטלוג מסודר.

Custom fee (עמלה מותאמת) יכולה לשמש לחיובים כמו משלוח מקומי או התאמה אישית. Shopify מציינת שרק עמלה מותאמת אחת יכולה לחול על עגלה; אם צריך כמה עמלות, מוסיפים את הסכום הכולל כעמלה אחת. להסרת עמלה משתמשים באריח Remove fee ב-Smart grid.

הנחות ומס#

להנחת עגלה, Shopify מציעה להוסיף אריח Apply discount ל-Smart grid, לבחור Percentage (אחוז), Amount (סכום) או Code (קוד), למלא שדות ולשמור. הנחת עגלה משנה את הסכום הכולל, והמחיר הקמעונאי הרגיל מוצג מתחת לסיכום ביניים.

להנחת פריט, מקישים על הפריט בעגלה, בוחרים פריט אחד או כמה פריטים, מקישים Apply custom discount, בוחרים Percentage או Amount, ואפשר גם להזין Price after discount (מחיר אחרי הנחה). לאחר Apply, המחיר בעגלה מתעדכן. Gift cards (כרטיסי מתנה) מוחרגים מהנחות אחוז בעגלה לפי מקור Shopify.

להסרת מס מפריט, מוסיפים את הפריט לעגלה, מקישים עליו, ואז מקישים על המס כדי להסירו. פעולה זו רלוונטית רק כאשר הלקוח פטור ממס?Tax Exempt / פטור ממסמונח Shopify שמשמעותו בעברית: פטור ממס. ההקשר המדויק תלוי בעמוד או בתהליך שבו המונח מופיע.פתיחה במילון או המס אינו חל על הפריט. בישראל ובמדינות אחרות, אל תאפשרו לעובדים להסיר מס בלי מדיניות ברורה ואישור מתאים.

קבלות, שליחת עגלה ונעילת מסך#

להדפסת קבלה מחדש, Shopify מציינת שנכנסים לסמל Orders?Orders / הזמנותהזמנות בחנות Shopify, כולל פרטי לקוח, מוצרים, תשלום, משלוח וסטטוס טיפול.פתיחה במילון (הזמנות), בוחרים את ההזמנה, ואז Receipt > Print receipt. לקבלת מתנה, נכנסים להזמנה ומקישים Print gift receipt, אך האפשרות מוצגת רק אם יש Receipt printer (מדפסת קבלות).

אפשר לשלוח ללקוח פרטי עגלה באימייל: מוסיפים מוצרים לעגלה, מתאימים את העגלה אם צריך, מקישים More actions > Send cart, מזינים אימייל, מוסיפים הודעה אם רוצים, ושולחים. אם לקוח כבר משויך לעגלה, האימייל שלו ימולא מראש, אבל הזנת אימייל אחר לא משנה את הלקוח שמשויך להזמנה.

נעילת iPad screen (מסך iPad) היא נוהג אבטחה בסיסי כאשר מתרחקים מהקופה. לפי Shopify, מקישים על סמל Lock screen מתוך Shopify POS. בישראל, בחנויות עם עובדים מתחלפים, זה צריך להיות כלל משמרת ולא המלצה.

הטמעה בחנות ישראלית#

אחרי שמבינים את מקור Shopify, צריך להפוך את ביצוע עסקת מכירה ב-Shopify POS לנוהל שמתאים לעסק בפועל. בחנות ישראלית זה כולל עברית לצוות, התאמה לספקי סליקה מקומיים, בדיקת קבלות וחשבוניות, חיבור למיקומי מלאי, והבנה מתי פעולה ב-POS משפיעה גם על הזמנות אונליין.

אל תשאירו את רצף המכירה, ההנחות, המסים והקבלות כידע של אדם אחד. כתבו תהליך קצר שמסביר מי מבצע את הפעולה, מתי מבצעים אותה, מה בודקים לפני שממשיכים, מה אומרים ללקוח, ומה מתעדים אחרי הפעולה. תהליך כתוב חשוב במיוחד כשיש עובדים זמניים, משמרות ערב, פופ-אפים או כמה Locations (מיקומים).

צ'קליסט בדיקה לפני שימוש מול לקוחות#

• המכשיר מחובר למיקום הנכון ב-Shopify POS.
• המשתמש או העובד מחזיק בהרשאות הדרושות לפעולה.
• אמצעי התשלום, הקבלה והמלאי נבדקו בתרחיש ניסיון.
• הצוות יודע מה לעשות אם הפעולה נכשלת באמצע.
• קיימת תוכנית גיבוי למקרה של רשת חלשה, ציוד לא מחובר או הרשאה חסרה.
• ברור מי מאשר חריגה כמו החזר, הנחה, ביטול, עמלה מותאמת או שינוי פרטי לקוח.

בקרה אחרי משמרת#

בסוף יום, אל תבדקו רק את סכום המכירות. בדקו גם חריגות לפי עובד, מיקום, אמצעי תשלום, סוג קבלה, הנחות, החזרים ומוצרים שנמכרו בלי ברקוד. POS (נקודת מכירה) הוא חלק מאותו Admin (אדמין) של Shopify, ולכן בעיה בקופה יכולה להופיע אחר כך בדוחות, במלאי, בשירות לקוחות או בהנהלת חשבונות.

כאשר מוצאים חריגה, תעדו אותה בשפה תפעולית: מה קרה, באיזה מכשיר, מי היה מחובר, איזה לקוח או הזמנה הושפעו, מה נעשה מיד, ומה צריך לשנות בנוהל. כך הופכים אירועים חוזרים לשיפור תהליך ולא לפתרונות בעל פה.

הדרכת צוות#

הדרכה טובה ל-ביצוע עסקת מכירה ב-Shopify POS צריכה לכלול הדגמה, תרגול ותסריט תקלה. עובד צריך לבצע בעצמו את הפעולה במכשיר האמיתי, לראות איך היא נראית ללקוח, להבין איך היא נשמרת בהזמנה, ולדעת מתי לקרוא לאחראי משמרת. הדרכה שמסתיימת בהסבר תיאורטי לא מספיקה לקופה פעילה.

מומלץ לבנות תרגול קצר: מכירה רגילה, מכירה עם לקוח קיים, מכירה עם הנחה, תקלה באמצעי תשלום, בקשת קבלה מחדש, והחזר או שינוי אחרי רכישה. בכל תרחיש בודקים שהעובד יודע גם ללחוץ על הכפתור וגם להסביר ללקוח מה קורה.

תחזוקה שוטפת#

בדקו את ביצוע עסקת מכירה ב-Shopify POS מחדש אחרי שינוי גרסת Shopify POS, הוספת מיקום, התקנת POS app (אפליקציית POS), החלפת מדפסת, שינוי ספק תשלום, שינוי מדיניות החזרות או החלפת צוות. תהליך שעבד ביום ההשקה יכול להישבר אחרי שינוי קטן בהגדרות.

שמרו רשימת בעלים: מי אחראי לעדכן את הנוהל, מי בודק את המכשירים, מי מאשר הרשאות, מי מטפל בתקלות ומי בודק דוחות. בלי בעלים, גם תהליך טוב נשחק מהר בזמן עומס.

מדידה ושיפור#

מדדו את ביצוע עסקת מכירה ב-Shopify POS לפי תוצאות עסקיות ולא רק לפי תחושה: זמן עסקה, מספר תקלות, מספר פניות לקוחות, מספר החזרים, פערי מלאי, חריגות הנחה ושגיאות קבלה. אם המדד משתפר, התהליך עובד. אם המדד מחמיר, צריך לבדוק האם הבעיה היא הרשאה, הדרכה, ציוד, רשת או הגדרה באדמין.

השיפור הטוב ביותר הוא קטן וברור: אריח Smart grid (רשת חכמה) במקום חיפוש ידני, הרשאה מצומצמת במקום חשבון מנהל, רשימת בדיקה לפני פתיחה, או תיעוד סיבה להחזר. כך שומרים על קופה מהירה בלי לוותר על בקרה.