Smart grid ב-Shopify POS#

Smart grid (רשת חכמה) ב-Shopify POS הוא אזור עבודה שמציג אריחים לפעולות, מוצרים, קולקציות, הנחות או קישורים שימושיים בקופה.

כאשר Smart grid מאורגן היטב, עובד חדש יכול לבצע פעולות נפוצות מהר יותר. כאשר הוא עמוס או לא מסודר, הוא הופך לעוד מקום שמבלבל את הצוות.

במדריך הזה#

במדריך הזה נסביר את מקור Shopify על Changing the Shopify POS smart grid (שינוי הרשת החכמה): אילו Tiles (אריחים) אפשר להוסיף, איך עורכים צבע אייקון, איך מסדרים מחדש, איך מוחקים, איך מוסיפים דפים, ומה ההבדל בין שינוי מתוך מכשיר POS לבין Smart grid templates (תבניות רשת חכמה) שמנוהלות מה-Shopify admin (אדמין Shopify).

מה לשים ב-Smart grid#

הכניסו פעולות שחוזרות הרבה: מוצרים פופולריים, קולקציות עיקריות, הנחות מאושרות, קישורים לתהליכים, או פעולות שירות שהצוות מבצע לעיתים קרובות.

אל תעמיסו כל אפשרות קיימת. Smart grid צריך לשקף את העבודה היומית, לא להיות קטלוג מלא.

התאמה לצוות ולמיקום#

אם יש כמה מיקומים או סוגי מכירה, ייתכן שכל צוות צריך סידור שונה. דוכן באירוע וחנות קבועה לא בהכרח צריכים את אותם אריחים.

בדקו את הסידור עם העובדים שמוכרים בפועל. הם יודעים אילו פעולות גורמות לעיכוב בזמן לקוח.

תחזוקה#

עדכנו את Smart grid כאשר יש קמפיין חדש, מוצרים עונתיים, שינוי מדיניות הנחות או שינוי בתהליך שירות. רשת שלא מתעדכנת מאבדת ערך.

פעולות שמקור Shopify מדגיש#

לפי מקור Shopify, מסך הבית של Shopify POS כולל Smart grid עם אריחים שניתנים להגדרה. אפשר להוסיף אריחים שמייצגים Products (מוצרים), Collections?Collections / קולקציותקבוצות מוצרים ידניות או חכמות שמשמשות לניווט, סינון, קידום וארגון קטלוג.פתיחה במילון (קולקציות), Third-party apps (אפליקציות צד שלישי) או Features (פיצ׳רים). אם לאפליקציה יש כמה פעולות, בוחרים איזו פעולה האריח יבצע, ולכן לא מספיק להוסיף "אפליקציה"; צריך לבחור פעולה שימושית לצוות.

Shopify מציינת שאפשר להוסיף דפים נוספים, לקבץ אריחים לדפים האלה ולסדר מחדש את המיקום של אריחים בכל דף. מבחינה תפעולית, דף ראשון צריך להכיל פעולות יומיות, ודפים נוספים יכולים לשמש קמפיין, אירוע, שירות לקוחות או פעולות מנהל. ריבוי דפים בלי שמות ונוהל שימוש יגרום לעובדים לחפש במקום למכור.

הרשאות ושינוי לפי מיקום#

שינוי Smart grid מתוך Shopify POS חל רק על POS location (מיקום POS) שמחובר לאפליקציה באותו רגע. לכן שינוי במכשיר אחד אינו בהכרח סטנדרט לכל הרשת. אם רוצים אחידות בכמה חנויות, Shopify מפנה ליצירה וניהול של Smart grid templates מתוך האדמין, ואז משייכים תבנית למיקומים.

כדי לשנות את הרשת מתוך POS, צריך להיות Store owner (בעלים) או עובד POS עם הרשאת Customize smart grid (התאמה אישית של רשת חכמה). זו הרשאה תפעולית חשובה: עובד שלא צריך לשנות תהליך קופה לא צריך יכולת למחוק אריח הנחה או להזיז אריח תשלום. נהלו את ההרשאה כמו שמנהלים הנחות והחזרים.

תהליך עריכה מומלץ#

כשמוסיפים אריח, מתחילים ב-Add tile (הוספת אריח), בוחרים את הפריט, מוסיפים אריחים נוספים ואז שומרים. לעריכת צבע, מקור Shopify מתאר לחיצה ארוכה עד שהאריחים "רועדים", פתיחת תפריט האריח, בחירת Change color?Color / צבעערך צבע מובנה, שיכול לשמש לתצוגה, וריאנטים, דוגמיות צבע או מטא-שדות.פתיחה במילון (שינוי צבע) ושמירה. צבעים צריכים להיות עקביים: שירות, הנחה, מוצר מהיר, ניהול ותקלות.

לסידור מחדש, לוחצים ומחזיקים אריח וגוררים למקום החדש; למחיקה, משתמשים ב-X שעל האריח ומאשרים Remove (הסרה). לפני מחיקה, ודאו שאין נוהל צוות שמסתמך על האריח. Shopify מציינת שאי אפשר לשנות גודל או סגנון פונט של אריחים, ולכן הבהירות מגיעה מסדר, צבע, שם ותיעדוף, לא מעיצוב חופשי.

הטמעה בחנות ישראלית#

אחרי שמבינים את מקור Shopify, צריך להפוך את Smart grid ב-Shopify POS לנוהל שמתאים לעסק בפועל. בחנות ישראלית זה כולל עברית לצוות, התאמה לספקי סליקה מקומיים, בדיקת קבלות וחשבוניות, חיבור למיקומי מלאי, והבנה מתי פעולה ב-POS משפיעה גם על הזמנות אונליין.

אל תשאירו את אריחים, תבניות, דפים, הרשאות והתאמת מיקום כידע של אדם אחד. כתבו תהליך קצר שמסביר מי מבצע את הפעולה, מתי מבצעים אותה, מה בודקים לפני שממשיכים, מה אומרים ללקוח, ומה מתעדים אחרי הפעולה. תהליך כתוב חשוב במיוחד כשיש עובדים זמניים, משמרות ערב, פופ-אפים או כמה Locations (מיקומים).

צ'קליסט בדיקה לפני שימוש מול לקוחות#

• המכשיר מחובר למיקום הנכון ב-Shopify POS.
• המשתמש או העובד מחזיק בהרשאות הדרושות לפעולה.
• אמצעי התשלום, הקבלה והמלאי נבדקו בתרחיש ניסיון.
• הצוות יודע מה לעשות אם הפעולה נכשלת באמצע.
• קיימת תוכנית גיבוי למקרה של רשת חלשה, ציוד לא מחובר או הרשאה חסרה.
• ברור מי מאשר חריגה כמו החזר, הנחה, ביטול, עמלה מותאמת או שינוי פרטי לקוח.

בקרה אחרי משמרת#

בסוף יום, אל תבדקו רק את סכום המכירות. בדקו גם חריגות לפי עובד, מיקום, אמצעי תשלום, סוג קבלה, הנחות, החזרים ומוצרים שנמכרו בלי ברקוד. POS (נקודת מכירה) הוא חלק מאותו Admin (אדמין) של Shopify, ולכן בעיה בקופה יכולה להופיע אחר כך בדוחות, במלאי, בשירות לקוחות או בהנהלת חשבונות.

כאשר מוצאים חריגה, תעדו אותה בשפה תפעולית: מה קרה, באיזה מכשיר, מי היה מחובר, איזה לקוח או הזמנה הושפעו, מה נעשה מיד, ומה צריך לשנות בנוהל. כך הופכים אירועים חוזרים לשיפור תהליך ולא לפתרונות בעל פה.

הדרכת צוות#

הדרכה טובה ל-Smart grid ב-Shopify POS צריכה לכלול הדגמה, תרגול ותסריט תקלה. עובד צריך לבצע בעצמו את הפעולה במכשיר האמיתי, לראות איך היא נראית ללקוח, להבין איך היא נשמרת בהזמנה, ולדעת מתי לקרוא לאחראי משמרת. הדרכה שמסתיימת בהסבר תיאורטי לא מספיקה לקופה פעילה.

מומלץ לבנות תרגול קצר: מכירה רגילה, מכירה עם לקוח קיים, מכירה עם הנחה, תקלה באמצעי תשלום, בקשת קבלה מחדש, והחזר או שינוי אחרי רכישה. בכל תרחיש בודקים שהעובד יודע גם ללחוץ על הכפתור וגם להסביר ללקוח מה קורה.

תחזוקה שוטפת#

בדקו את Smart grid ב-Shopify POS מחדש אחרי שינוי גרסת Shopify POS, הוספת מיקום, התקנת POS app (אפליקציית POS), החלפת מדפסת, שינוי ספק תשלום, שינוי מדיניות החזרות או החלפת צוות. תהליך שעבד ביום ההשקה יכול להישבר אחרי שינוי קטן בהגדרות.

שמרו רשימת בעלים: מי אחראי לעדכן את הנוהל, מי בודק את המכשירים, מי מאשר הרשאות, מי מטפל בתקלות ומי בודק דוחות. בלי בעלים, גם תהליך טוב נשחק מהר בזמן עומס.

מדידה ושיפור#

מדדו את Smart grid ב-Shopify POS לפי תוצאות עסקיות ולא רק לפי תחושה: זמן עסקה, מספר תקלות, מספר פניות לקוחות, מספר החזרים, פערי מלאי, חריגות הנחה ושגיאות קבלה. אם המדד משתפר, התהליך עובד. אם המדד מחמיר, צריך לבדוק האם הבעיה היא הרשאה, הדרכה, ציוד, רשת או הגדרה באדמין.

השיפור הטוב ביותר הוא קטן וברור: אריח Smart grid (רשת חכמה) במקום חיפוש ידני, הרשאה מצומצמת במקום חשבון מנהל, רשימת בדיקה לפני פתיחה, או תיעוד סיבה להחזר. כך שומרים על קופה מהירה בלי לוותר על בקרה.