טיפים לעבודה עם Shopify POS#

Tips (טיפים) בעמוד המקור של Shopify אינם טיפים כלליים למהירות קופה, אלא מדריך ל-Collecting tips (איסוף תשרים) ב-Shopify POS. לקוחות יכולים להוסיף טיפ להזמנה שמעובדת פנים אל פנים, אבל לפי Shopify היכולת זמינה כיום רק לתשלומי אשראי שמעובדים עם Supported card reader (קורא כרטיסים נתמך).

לכן המדריך הזה מתייחס ל"טיפים" כאל תהליך תשלום ותיעוד, לא כאל רשימת המלצות כללית. אם עסק בישראל משתמש במילה טיפ, תשר או דמי שירות, צריך לבדוק גם התאמה חשבונאית ומדיניות מס מקומית לפני שמפעילים את האפשרות מול לקוחות.

במדריך הזה#

במדריך הזה נפרק את מקור Shopify לחלקים תפעוליים: קוראי כרטיסים נתמכים, הפעלת Tips (תשרים), סכומי טיפ קבועים, Custom tips (טיפ מותאם), Minimum tip amounts (סכומי טיפ מינימליים), גביית טיפ בקופה, החזר טיפ, ודוחות טיפים.

נשתמש במונחים באנגלית לצד עברית כדי שהצוות יזהה אותם במסך: Tips (תשרים), Checkout?Checkout / תהליך תשלוםשלב התשלום שבו לקוח מזין פרטים, בוחר משלוח ומשלים רכישה.פתיחה במילון (תשלום), Preset tip percentage (אחוז טיפ מוגדר מראש), Custom tip amount (סכום טיפ מותאם), Refund (החזר), Tips report (דוח תשרים), ו-Finances report (דוח כספים).

קוראי כרטיסים נתמכים#

Shopify מציינת שאפשר לאסוף טיפים ב-Shopify POS עם קוראים נתמכים כגון Tap & Chip reader, Chip & Swipe reader, Chipper 2X BT reader, WisePad 3 reader ו-Shopify POS Go. לפני שמבטיחים לצוות שתשרים זמינים, בדקו שהקורא שבו משתמשים באמת נתמך במדינה, במכשיר, ובתצורת התשלום של החנות.

אם עובדים עם כמה מיקומים, אל תניחו שכל סניף זהה. ייתכן שבסניף אחד יש WisePad 3 ובאירוע פופ-אפ משתמשים באמצעי תשלום אחר. במקרה כזה תהליך הטיפ יופיע במקום אחד ולא באחר, והצוות צריך לדעת להסביר זאת ללקוח בלי לאלתר.

הפעלת תשרים ב-POS#

לפי Shopify, כדי להפעיל Tips נכנסים ב-Shopify POS לתפריט, עוברים אל Settings (הגדרות), ובאזור Checkout?Checkout / תהליך תשלוםשלב התשלום שבו לקוח מזין פרטים, בוחר משלוח ומשלים רכישה.פתיחה במילון בוחרים Tips. מפעילים Collect tips (איסוף תשרים), מזינים עד שלושה ערכי אחוזים בשדות Option (אפשרות), ובוחרים האם להשאיר Custom tips פעיל כדי שלקוח יוכל להזין סכום משלו.

1. פתחו את Shopify POS.
2. הקישו על סמל התפריט.
3. עברו אל Settings.
4. באזור Checkout?Checkout / תהליך תשלוםשלב התשלום שבו לקוח מזין פרטים, בוחר משלוח ומשלים רכישה.פתיחה במילון הקישו Tips.
5. הפעילו Collect tips.
6. הזינו עד שלושה אחוזי טיפ קבועים.
7. החליטו אם לאפשר Custom tips.

סכומי טיפ מינימליים#

Shopify מאפשרת Minimum tip amounts (סכומי טיפ מינימליים), שמחליפים אחוזי טיפ בסכומים קבועים כאשר סכום העסקה נמוך מסף שהוגדר. לדוגמה, בעסקה קטנה אפשר להציג סכומי טיפ קבועים במקום אחוזים שלא יוצרים סכום משמעותי.

כדי להפעיל זאת נכנסים שוב ל-Settings > Checkout?Checkout / תהליך תשלוםשלב התשלום שבו לקוח מזין פרטים, בוחר משלוח ומשלים רכישה.פתיחה במילון > Tips, מסמנים Minimum tip amounts, מזינים Transaction limit (סף עסקה), ומגדירים סכום לכל אחת משלוש אפשרויות הטיפ. בחנות ישראלית כדאי להחליט מראש אם הסכומים מוצגים בשקלים, האם הם מתאימים למחירי העסק, ואיך מציגים זאת ללקוח.

גביית טיפ בזמן מכירה#

כאשר Tips פעילים ובוחרים Credit payment method (תשלום אשראי), Shopify POS מציגה ללקוח Dialog (חלון בחירה) שבו אפשר לבחור אחוז טיפ קבוע, סכום טיפ מותאם אם האפשרות פעילה, או No tip (ללא טיפ). הצוות צריך לתת ללקוח לבחור בלי ללחוץ במקומו ובלי ליצור אי-נוחות.

Shopify מציינת מגבלות סכום: במטבעות USD או CAD יש מגבלת 1000 לעסקאות עד 500, ומעל זה המקסימום הוא פי שניים מסכום העסקה. במטבעות אחרים המקסימום הוא פי שניים מסכום העסקה, וגם בתשלומים מפוצלים המקסימום הוא פי שניים מסכום הקופה. חשוב להבין מגבלות אלה אם תשר חריג לא מתקבל.

החזר טיפ ודוחות#

אפשר להחזיר Tip (טיפ) בלי להחזיר את כל ההזמנה. לפי Shopify, נכנסים למסך Orders?Orders / הזמנותהזמנות בחנות Shopify, כולל פרטי לקוח, מוצרים, תשלום, משלוח וסטטוס טיפול.פתיחה במילון (הזמנות), בוחרים את ההזמנה, מקישים Refund (החזר), מעלים את כמות Tip ל-1 באמצעות +, ממשיכים, מאשרים שהפרטים נכונים, מוסיפים סיבה אם צריך, ומבצעים Refund. לאחר מכן אפשר לשלוח קבלה באימייל או SMS.

בדוחות, Shopify מאפשרת לראות טיפים שנאספו לפי עובד ב-Tips report ואת סך הטיפים ב-Finances report. זה קריטי כאשר תשרים מחולקים לצוות, כאשר רוצים לבדוק חריגות, או כאשר רואה החשבון מבקש הפרדה בין מכירות לבין תשרים.

הטמעה בחנות ישראלית#

אחרי שמבינים את מקור Shopify, צריך להפוך את איסוף תשרים ב-Shopify POS לנוהל שמתאים לעסק בפועל. בחנות ישראלית זה כולל עברית לצוות, התאמה לספקי סליקה מקומיים, בדיקת קבלות וחשבוניות, חיבור למיקומי מלאי, והבנה מתי פעולה ב-POS משפיעה גם על הזמנות אונליין.

אל תשאירו את הפעלת Tips, גביית תשר, החזר ודוחות כידע של אדם אחד. כתבו תהליך קצר שמסביר מי מבצע את הפעולה, מתי מבצעים אותה, מה בודקים לפני שממשיכים, מה אומרים ללקוח, ומה מתעדים אחרי הפעולה. תהליך כתוב חשוב במיוחד כשיש עובדים זמניים, משמרות ערב, פופ-אפים או כמה Locations (מיקומים).

צ'קליסט בדיקה לפני שימוש מול לקוחות#

• המכשיר מחובר למיקום הנכון ב-Shopify POS.
• המשתמש או העובד מחזיק בהרשאות הדרושות לפעולה.
• אמצעי התשלום, הקבלה והמלאי נבדקו בתרחיש ניסיון.
• הצוות יודע מה לעשות אם הפעולה נכשלת באמצע.
• קיימת תוכנית גיבוי למקרה של רשת חלשה, ציוד לא מחובר או הרשאה חסרה.
• ברור מי מאשר חריגה כמו החזר, הנחה, ביטול, עמלה מותאמת או שינוי פרטי לקוח.

בקרה אחרי משמרת#

בסוף יום, אל תבדקו רק את סכום המכירות. בדקו גם חריגות לפי עובד, מיקום, אמצעי תשלום, סוג קבלה, הנחות, החזרים ומוצרים שנמכרו בלי ברקוד. POS (נקודת מכירה) הוא חלק מאותו Admin (אדמין) של Shopify, ולכן בעיה בקופה יכולה להופיע אחר כך בדוחות, במלאי, בשירות לקוחות או בהנהלת חשבונות.

כאשר מוצאים חריגה, תעדו אותה בשפה תפעולית: מה קרה, באיזה מכשיר, מי היה מחובר, איזה לקוח או הזמנה הושפעו, מה נעשה מיד, ומה צריך לשנות בנוהל. כך הופכים אירועים חוזרים לשיפור תהליך ולא לפתרונות בעל פה.

הדרכת צוות#

הדרכה טובה ל-איסוף תשרים ב-Shopify POS צריכה לכלול הדגמה, תרגול ותסריט תקלה. עובד צריך לבצע בעצמו את הפעולה במכשיר האמיתי, לראות איך היא נראית ללקוח, להבין איך היא נשמרת בהזמנה, ולדעת מתי לקרוא לאחראי משמרת. הדרכה שמסתיימת בהסבר תיאורטי לא מספיקה לקופה פעילה.

מומלץ לבנות תרגול קצר: מכירה רגילה, מכירה עם לקוח קיים, מכירה עם הנחה, תקלה באמצעי תשלום, בקשת קבלה מחדש, והחזר או שינוי אחרי רכישה. בכל תרחיש בודקים שהעובד יודע גם ללחוץ על הכפתור וגם להסביר ללקוח מה קורה.

תחזוקה שוטפת#

בדקו את איסוף תשרים ב-Shopify POS מחדש אחרי שינוי גרסת Shopify POS, הוספת מיקום, התקנת POS app (אפליקציית POS), החלפת מדפסת, שינוי ספק תשלום, שינוי מדיניות החזרות או החלפת צוות. תהליך שעבד ביום ההשקה יכול להישבר אחרי שינוי קטן בהגדרות.

שמרו רשימת בעלים: מי אחראי לעדכן את הנוהל, מי בודק את המכשירים, מי מאשר הרשאות, מי מטפל בתקלות ומי בודק דוחות. בלי בעלים, גם תהליך טוב נשחק מהר בזמן עומס.

מדידה ושיפור#

מדדו את איסוף תשרים ב-Shopify POS לפי תוצאות עסקיות ולא רק לפי תחושה: זמן עסקה, מספר תקלות, מספר פניות לקוחות, מספר החזרים, פערי מלאי, חריגות הנחה ושגיאות קבלה. אם המדד משתפר, התהליך עובד. אם המדד מחמיר, צריך לבדוק האם הבעיה היא הרשאה, הדרכה, ציוד, רשת או הגדרה באדמין.

השיפור הטוב ביותר הוא קטן וברור: אריח Smart grid (רשת חכמה) במקום חיפוש ידני, הרשאה מצומצמת במקום חשבון מנהל, רשימת בדיקה לפני פתיחה, או תיעוד סיבה להחזר. כך שומרים על קופה מהירה בלי לוותר על בקרה.