Manage orgs and stores (ניהול ארגונים וחנויות) ב-Shopify רלוונטי כאשר לעסק יש יותר מחנות אחת, ארגון, צוותים או מבנה הרשאות רחב.

ארגון מסודר עוזר להפריד בעלות, משתמשים, תוכניות, חנויות והרשאות. ארגון לא מסודר גורם לטעויות גישה ושינויים בחנות הלא נכונה.

במדריך הזה

מה Shopify מתארת במקור

במקור של Shopify עבור Managing stores and organizations, הדגש הוא על פעולה מתוך Shopify admin (אדמין Shopify) ולא על שינוי חיצוני או קיצור דרך. הכתובת הרשמית היא Settings > General, Settings > Plan, Settings > Organization, ולכן כל החלטה תפעולית צריכה להתחיל מהמסך ש-Shopify מציינת, מהתפקיד שמורשה לבצע את הפעולה, ומההשלכות שהמקור מתאר על משתמשים, חנויות, חיוב או גישה.

המשמעות המעשית בעברית היא שלא מתייחסים אל ניהול פרטי חנות, תוכנית, ארגון, מעבר בין חנויות או יצירת חנות במסגרת ארגון כאל פעולה טכנית קצרה. לפני שלוחצים Save (שמירה), Continue (המשך), Assign (שיוך), Remove (הסרה) או Confirm (אישור), צריך להבין מי הבעלים של הפעולה, איזה חשבון מחובר, באיזו חנות נמצאים, ואילו הרשאות או נתונים יושפעו לאחר השינוי.

מונחים ונתונים שצריך לזהות

פריט ב-Shopifyאיך להשתמש בו בעבודה שוטפת
Settings > Generalהמקום לניהול store details (פרטי חנות), group store (קיבוץ חנות) או transfer ownership (העברת בעלות).
Settings > Planהמקום לניהול store plans (תוכניות חנות), שינוי תוכנית, pause או deactivate, והפעלת חנות מוקפאת מחדש.
Settings > Organizationזמין כאשר יש Shopify Plus או organization (ארגון), ומשמש לשמות ארגון, store switcher, חיפוש חנויות, יצירת חנות או הסרת חנות.
Store switcher (מחליף חנויות)כלי מעבר בין חנויות בארגון, שחייב לעבוד עם שמות וסימונים ברורים כדי למנוע שינוי בחנות הלא נכונה.

כאשר המסך מציג שמות דומים, חנויות דומות או roles (תפקידים) דומים, אל תסמכו על זיכרון. השתמשו בשם החנות, בכתובת myshopify.com, באימייל המשתמש, בסטטוס, ובאזור Settings (הגדרות) שבו אתם נמצאים. תיעוד קצר של הערכים האלה מונע מצב שבו שינוי נכון נעשה במקום הלא נכון.

לפני שמבצעים שינוי

לפני ניהול פרטי חנות, תוכנית, ארגון, מעבר בין חנויות או יצירת חנות במסגרת ארגון, בדקו את איזו פעולה שייכת ל-General (כללי), איזו ל-Plan (תוכנית), ואיזו ל-Organization (ארגון). ההחלטה צריכה להיות קשורה לצורך עסקי ברור: מי צריך גישה, מי משלם, מי מקבל אחריות, איזה תהליך ייפגע אם הפעולה תיכשל, ומה הדרך לחזור אחורה אם Shopify מאפשרת זאת.

הכלל המרכזי הוא כל שינוי ארגוני מקבל בעלים פנימי שמכיר גם את מבנה החנויות וגם את הרשאות הצוות. אם אין אדם כזה, עצרו את הפעולה וקבעו בעלים פנימי לפני שממשיכים. פעולות בחשבון Shopify נראות לפעמים קטנות, אבל הן יכולות להשפיע על checkoutCheckout / תהליך תשלוםשלב התשלום שבו לקוח מזין פרטים, בוחר משלוח ומשלים רכישה.פתיחה במילון (קופה), billing (חיוב), domains (דומיינים), notifications (התראות), users (משתמשים), apps (אפליקציות) ונתוני לקוחות.

שלבי עבודה בסגנון Shopify

  1. פתחו את אזור Settings (הגדרות) ובחרו את המסך לפי סוג הפעולה: General, Plan או Organization.
  2. בדקו את שם החנות, הדומיין והארגון לפני שינוי שיכול להשפיע על יותר מחנות אחת.
  3. אם הפעולה קשורה לבעלות או קיבוץ, ודאו שאתם store owner (בעל חנות) או organization owner (בעל ארגון) מתאים.
  4. אם הפעולה קשורה לתוכנית, בדקו השלכות על checkoutCheckout / תהליך תשלוםשלב התשלום שבו לקוח מזין פרטים, בוחר משלוח ומשלים רכישה.פתיחה במילון, חיוב, משתמשים ואפליקציות.
  5. לאחר השינוי, עברו בין החנויות הרלוונטיות ובדקו שהשמות, התוכנית והגישה מוצגים נכון.

אחרי השלבים, בצעו בדיקת תוצאה ולא רק בדיקת "הכפתור נלחץ". פתחו מחדש את המסך הרלוונטי, ודאו שהשם, התפקיד, הסטטוס, התוכנית, הכתובת או ההרשאה השתנו כפי שתוכנן, ובדקו משתמש או חנות לדוגמה אם מדובר בשינוי שמשפיע על כמה חנויות או כמה אנשים.

סיכונים נפוצים

הסיכון המרכזי כאן הוא ערבוב בין חנות יחידה לארגון, או שינוי תוכנית, בעלות או שם פנימי בלי להבין מי יושפע. מקור Shopify בדרך כלל מציין מי רשאי לבצע פעולה ומה קורה לאחריה, אבל בתוך צוות ישראלי צריך גם לתרגם את זה לנוהל: מי מאשר, מי מבצע, מי בודק, ומי מקבל הודעה אם יש שינוי בגישה, בחיוב או בבעלות.

אל תבצעו שינוי מתוך חשבון משותף. אם כמה אנשים משתמשים באותו login (כניסה), אי אפשר לדעת מי ביצע שינוי, אי אפשר לנתק אדם אחד בלבד, וקשה להוכיח מה קרה בביקורת. לכל עובד, ספק או מנהל צריך להיות user (משתמש) אישי עם role (תפקיד) שמתאים למשימות שלו.

בדיקות אחרי השינוי

בדקו את רשימת החנויות בארגון, פרטי חנות, תוכנית פעילה, בעלי חנויות, ומי מחזיק הרשאות רוחביות. אם הפעולה קשורה למשתמשים, ודאו שאין Pending (בהמתנה) ישנים, שאין משתמשים עם גישה רחבה מדי, ושמי שסיים עבודה הוסר או הושעה. אם הפעולה קשורה לחנות או ארגון, ודאו שהשם, הסימון הפנימי, הבעלות, החיוב והגישה לחנויות ברורים לכל מי שמנהל אותן.

תעדו תאריך, מבצע, מאשר, צילום מסך או מזהה רלוונטי, ותוצאת בדיקה. במסמך פנימי אפשר לציין גם למה הפעולה נעשתה, מה צפוי להיבדק שוב, ואילו צוותים צריכים לדעת. התיעוד הזה חשוב במיוחד כאשר מתחלפים בעלי תפקידים, סוכנות, מנהל כספים או מנהל תפעול.

צ׳קליסט קצר

  • זיהיתי את המסך הרשמי ב-Shopify admin: Settings > General, Settings > Plan, Settings > Organization.
  • וידאתי שאני בחנות או בארגון הנכון לפי שם, דומיין וסימונים פנימיים.
  • בדקתי שהמשתמש שמבצע את הפעולה מורשה לכך לפי owner, administrator או role מתאים.
  • בדקתי את איזו פעולה שייכת ל-General (כללי), איזו ל-Plan (תוכנית), ואיזו ל-Organization (ארגון) לפני שינוי ולא רק אחרי תקלה.
  • תיעדתי את רשימת החנויות בארגון, פרטי חנות, תוכנית פעילה, בעלי חנויות, ומי מחזיק הרשאות רוחביות ואת תוצאת הבדיקה לאחר השינוי.
  • קבעתי מועד לביקורת חוזרת אם מדובר בגישה זמנית, ספק חיצוני, שינוי תוכנית או שינוי בעלות.

מה מנהלים

מנהלים חנויות, בעלות, פרטי חנות, הגדרות ארגון, תוכניות תמחור, משתמשים והרשאות לפי תפקידים.

בקרה

בדקו מי בעלים, מי מנהל כל חנות, אילו חנויות פעילות, ואילו משתמשים מחזיקים גישה רוחבית לארגון.

שאלות נפוצות

מתי צריך ניהול ארגון?

כאשר יש כמה חנויות, צוותים, בעלים או צורך בהרשאות מרכזיות.

מה הסיכון המרכזי?

גישה רחבה מדי או שינוי בחנות הלא נכונה.