Searching and filtering users (חיפוש וסינון משתמשים) ב-Shopify עוזר למצוא במהירות אנשי צוות, משתמשים בארגון, Staff (צוות) של Point of Sale (נקודת מכירה) ו-Collaborators (משתפי פעולה) שביקשו או קיבלו גישה לחנות.

המקור של Shopify מתמקד בעמוד Settings > Users (הגדרות > משתמשים), בעמוד Staff (צוות) של Point of Sale channel (ערוץ נקודת מכירה) ובמסך Staff בתוך Shopify POS app (אפליקציית Shopify POS). בחנות עם הרבה עובדים, ספקים או מיקומי POS, זה כלי עבודה לביקורת גישה ולא רק חיפוש נוח.

במדריך הזה

סטטוסי משתמשים באדמין

Status (סטטוס)המשמעות התפעולית
Active (פעיל)המשתמש יכול להיכנס לחנות או לארגון לפי התפקידים שהוקצו לו.
Pending (בהמתנה)המשתמש הוזמן אבל עדיין לא קיבל את ההזמנה, ולכן אין לו גישה עד האישור.
Suspended (מושעה)המשתמש לא יכול לגשת לחנויות או לארגון.
Inactive (לא פעיל)המשתמש ביקש גישה לחנות אבל עדיין לא אושר.
Requests (בקשות)Collaborators (משתפי פעולה) שביקשו גישה ועדיין לא אושרו.

בביקורת הרשאות, התחילו מסטטוסים שאינם Active (פעיל): הזמנות ישנות, בקשות Collaborator (משתף פעולה) שלא זוהו ומשתמשים מושעים יכולים להעיד על תהליך גישה לא מסודר.

חיפוש וסינון בעמוד Users

בעמוד Settings > Users (הגדרות > משתמשים) אפשר לחפש לפי שם משתמש או כתובת אימייל, ולשלב פילטרים דרך Add filter (הוספת מסנן). לפי Shopify, אפשר לסנן לפי User type (סוג משתמש), Role (תפקיד), Security (אבטחה) ו-Legacy access (גישה ישנה) לצורך מעבר ל-role-based access control (בקרת גישה מבוססת תפקידים).

תהליך עבודה בדסקטופ: 1. נכנסים ל-Settings > Users. 2. לוחצים על אייקון Search/filter (חיפוש/סינון). 3. מקלידים שם או אימייל, או בוחרים Add filter ובוחרים ערך סינון. 4. מוסיפים עוד מסננים אם צריך לצמצם את הרשימה.

באפליקציית Shopify לנייד, נכנסים דרך Menu (תפריט) > Settings (הגדרות) > Users (משתמשים), ואז משתמשים בשורת החיפוש או ב-Add filter (הוספת מסנן). זה שימושי כאשר מנהל חנות צריך לבדוק גישה תוך כדי עבודה מחוץ למשרד.

חיפוש וסינון Staff ב-POS

ב-Point of Sale channel (ערוץ נקודת מכירה) אפשר לחפש Staff (צוות) לפי שם, אימייל או מספר טלפון, ולסנן לפי level of access (רמת גישה), POS role (תפקיד POS) או location (מיקום). אפשר לשלב יותר מכלל סינון אחד, למשל להציג רק עובדים עם Associate POS role (תפקיד מוכרן POS) במיקום מסוים.

כדי לסנן לפי מיקום באדמין: נכנסים ל-Point of Sale > Staff, לוחצים על search and filter (חיפוש וסינון), בוחרים Add filter, בוחרים Location (מיקום), ואז בוחרים את המיקום הרלוונטי. בחנויות עם כמה סניפים, זה עוזר לוודא שעובדי POS לא נשארים עם גישה למיקום שכבר לא רלוונטי.

שמירת חיפוש מסונן ל-POS

אם משתמשים באותו פילטר שוב ושוב, Shopify מאפשרת לשמור custom filter (מסנן מותאם) לצוות POS. בוחרים את המסנן, לוחצים Save as (שמירה בשם), נותנים שם ברור לתצוגה ולוחצים Save (שמירה).

שמות טובים הם שמות שמסבירים את העבודה: "POS תל אביב - עובדים פעילים", "Staff ללא מיקום", או "Managers לבדיקה". שם כללי כמו "פילטר 1" יוצר בלבול בביקורת הבאה.

שינוי סדר מיון

ברשימת Users (משתמשים) של Shopify admin ברירת המחדל היא מיון לפי Last name (שם משפחה) מ-A-Z. אפשר לשנות מיון לפי First name (שם פרטי), Email (אימייל) או Status (סטטוס), בדרך כלל דרך אייקון Sort (מיון).

ב-Point of Sale channel (ערוץ נקודת מכירה) אפשר למיין Staff (צוות) לפי שם או DateDate / תאריך ושעה כולל אזור זמןסוג ערך שמייצג תאריך בלבד ומשמש לשדות כמו תאריך תפוגה או תאריך השקה.פתיחה במילון updated (תאריך עדכון). ב-Shopify POS app (אפליקציית Shopify POS) אפשר לשנות את סדר צוות ה-POS מתוך Menu > Staff.

שגרת ביקורת מומלצת

  • חפשו משתמשים לפי אימייל של ספקים חיצוניים ודומיינים לא מוכרים.
  • סננו לפי Security (אבטחה) כדי לזהות משתמשים בלי Two-step authentication (אימות דו-שלבי), אם המסנן זמין בחנות.
  • בדקו Pending (בהמתנה) ו-Requests (בקשות) כדי לסגור הזמנות או בקשות ישנות.
  • סננו Staff (צוות) לפי Location (מיקום) כדי לוודא שהגישה תואמת את הסניף בפועל.
  • תעדו חריגות כמשימות ולא רק כהערה בעל פה.

דוגמאות מעשיות לחיפושים

בביקורת רבעונית, חיפוש לפי דומיין אימייל של ספק חיצוני יכול לחשוף משתמשים שנשארו אחרי סיום פרויקט. חיפוש לפי Role (תפקיד) יכול לחשוף משתמש שקיבל Administrator (מנהל) זמני ולא הוחזר לתפקיד מצומצם.

בחנויות עם POS, סינון לפי Location (מיקום) יכול לזהות עובד שעבר מסניף אחד לאחר אבל עדיין מחזיק גישה לשני המיקומים. סינון לפי POS role (תפקיד POS) יכול להראות מי מחזיק הרשאות ניהול קופה ולא רק הרשאות מכירה.

טעויות נפוצות

  • מחפשים רק לפי שם ולא לפי אימייל, ואז מפספסים משתמשים עם שם דומה או כתובת ספק.
  • מנקים משתמשים Active (פעילים) אבל משאירים Pending (בהמתנה) או Requests (בקשות) פתוחות.
  • שומרים custom filter (מסנן מותאם) בלי שם ברור, ולכן אף אחד לא יודע מה הוא מייצג בביקורת הבאה.
  • מתייחסים ל-POS staff (צוות POS) כמו למשתמשי אדמין רגילים, אף שהגישה שלהם קשורה למיקומים, משמרות ותפקידי קופה.

תיעוד תוצאות הביקורת

אחרי כל סינון, תעדו את הממצא בצורה שאפשר לפעול עליה: מי המשתמש, איזה סטטוס או תפקיד נמצא, מה צריך לשנות, מי מאשר את השינוי ומתי בודקים שוב. חיפוש ללא תיעוד יוצר תחושה של בקרה אבל לא סוגר את הסיכון.

אם מצאתם משתמש לא מוכר, אל תמחקו אותו לפני שבודקים בעלות ותלות עסקית. ייתכן שמדובר בספק חיוני, מערכת אינטגרציה, עובד זמני או חשבון שהוזמן בעבר. עדיף לבדוק, לאשר, ואז להסיר או לצמצם גישה בצורה מסודרת.

שאלות נפוצות

מתי משתמשים בסינון?

בביקורת הרשאות, חיפוש ספקים, בדיקת תפקידים וניקוי משתמשים ישנים.

מה לחפש קודם?

משתמשים עם הרשאות גבוהות, ספקים חיצוניים ומשתמשים שלא פעילים.