Timeline ב-Shopify#

Timeline (ציר זמן) מציג היסטוריה מפורטת ומאפשר לכתוב Notes and comments (הערות ותגובות) עבור Orders?Orders / הזמנותהזמנות בחנות Shopify, כולל פרטי לקוח, מוצרים, תשלום, משלוח וסטטוס טיפול.פתיחה במילון (הזמנות), Draft orders?Draft orders / הזמנות טיוטהטיוטות הזמנה שנוצרות באדמין לפני שהן מומרות להזמנה בפועל.פתיחה במילון (טיוטות הזמנה), Customers?Customers / לקוחותרשומות הלקוחות בחנות, כולל פרטים, הזמנות, הרשאות, תגיות ומידע שירות.פתיחה במילון (לקוחות) ו-Transfers (העברות מלאי) ב-Shopify. כל ההערות והתגובות פנימיות ואינן מוצגות ללקוחות.

אם משתמשים ב-Shopify app (אפליקציית Shopify), אפשר לקבל התראות כאשר מישהו מזכיר אתכם בתגובת Timeline.

במדריך הזה#

• תקשורת עם Timeline
• הוספה, עריכה ומחיקה של תגובות
• Emoji ואזכור צוות
• קישורים וקבצים ב-Timeline
• תמונת פרופיל והתראות מובייל

תקשורת עם Timeline#

כל התקשורת ב-Timeline פנימית לחנות. כאשר מוסיפים תגובה באדמין, היא משויכת להזמנה, טיוטת הזמנה, לקוח או העברת מלאי.

אפשר להודיע למשתמשי צוות באמצעות @mention (אזכור). אם מאזכרים משתמש צוות, הוא מקבל אימייל. אם הוא משתמש ב-Shopify app והתראות Push (דחיפה) פעילות, הוא יקבל גם התראה בטלפון. אם לא מאזכרים אף אחד, Shopify לא שולחת הודעה.

הוספה, עריכה ומחיקה של תגובות#

כדי להוסיף תגובה בדסקטופ, פותחים Orders?Orders / הזמנותהזמנות בחנות Shopify, כולל פרטי לקוח, מוצרים, תשלום, משלוח וסטטוס טיפול.פתיחה במילון, Drafts, Customers?Customers / לקוחותרשומות הלקוחות בחנות, כולל פרטים, הזמנות, הרשאות, תגיות ומידע שירות.פתיחה במילון או Transfers, בוחרים פריט, עוברים ל-Timeline, מקלידים בתיבה Leave a comment, ומפרסמים. במובייל פותחים את הפריט באפליקציה, גוללים ל-Timeline, מקלידים ומקישים על אייקון paper airplane (מטוס נייר).

אפשר לערוך תגובה שכתבתם במשך 5 דקות אחרי הפרסום. פותחים את תפריט … או ⋮ ליד התגובה, בוחרים Edit comment, עורכים ושומרים.

Emoji ואזכור צוות#

אפשר להשתמש ב-Emojis (אימוג׳ים) בתגובות, דרך כפתור סמיילי או באמצעות שמות מוקפים בנקודתיים, למשל :smile:.

כדי להזכיר Staff (צוות), מקלידים @ או לוחצים על כפתור @, מתחילים לכתוב שם, ובוחרים מהרשימה. משתמש לא יקבל התראה אם הוא זה שכתב את התגובה או אם אין לו הרשאות לאזור שבו התגובה פורסמה.

קישורים וקבצים ב-Timeline#

בדסקטופ אפשר ליצור Reference?Reference / הפניהסוג ערך שמפנה למשאב Shopify קיים כמו מוצר, וריאנט, עמוד, קובץ או Metaobject.פתיחה במילון (הפניה) לעמודים אחרים באדמין באמצעות כפתור #, כולל Orders?Orders / הזמנותהזמנות בחנות Shopify, כולל פרטי לקוח, מוצרים, תשלום, משלוח וסטטוס טיפול.פתיחה במילון, Draft orders?Draft orders / הזמנות טיוטהטיוטות הזמנה שנוצרות באדמין לפני שהן מומרות להזמנה בפועל.פתיחה במילון, Customers?Customers / לקוחותרשומות הלקוחות בחנות, כולל פרטים, הזמנות, הרשאות, תגיות ומידע שירות.פתיחה במילון, Products, Variants?Variants / וריאנטיםגרסאות של מוצר, למשל צבע, מידה או חומר, שלכל אחת יכולים להיות מחיר ומלאי משלה.פתיחה במילון, Transfers ו-Purchase orders?Orders / הזמנותהזמנות בחנות Shopify, כולל פרטי לקוח, מוצרים, תשלום, משלוח וסטטוס טיפול.פתיחה במילון. משתמשי מובייל יכולים לפתוח הפניות, אבל לא ליצור אותן מהמכשיר.

אפשר לצרף Files (קבצים) לתגובה, למשל צילום מצב מוצר לפני משלוח, קבלת העברת מלאי או תמונת QR code (קוד QR) על תווית משלוח. בדסקטופ לוחצים Paper clip (מהדק) או גוררים קובץ לתיבה; במובייל בוחרים תמונה אחרונה, מצלמים, בוחרים מספרייה או מקובץ.

תמונת פרופיל והתראות מובייל#

כדי להוסיף Profile photo (תמונת פרופיל) לתגובות, לוחצים על שם החנות בסרגל העליון, פותחים את הפרופיל, מעלים תמונה ושומרים.

כדי להפעיל Timeline notifications (התראות ציר זמן) במובייל, פותחים Shopify app, עוברים אל Settings > Store notifications, ומפעילים Timeline mentions באזור Push notifications.

מה מתאים לתיעוד ב-Timeline#

Timeline (ציר זמן) מתאים לתיעוד מידע שקשור ישירות להזמנה, לקוח, Draft order (טיוטת הזמנה) או Transfer (העברת מלאי). לדוגמה: שיחת שירות עם לקוח, החלטה לגבי החזר, צילום מוצר לפני משלוח, תיאום עם מחסן, בדיקת מלאי, או הסבר למה הזמנה עוכבה. מכיוון שהתגובות פנימיות ואינן מוצגות ללקוח, אפשר להשתמש בהן לתיאום צוותי, אבל עדיין צריך לכתוב בשפה מקצועית וברורה.

לא כדאי להשתמש ב-Timeline כמקום לאחסון סודות, סיסמאות, פרטי אשראי או מידע רגיש שאינו נדרש לטיפול במשאב. כל מי שיש לו הרשאה לצפות במשאב עשוי לראות את התגובה, ולכן כתבו רק מידע שנחוץ לצוות. אם צריך לתעד החלטה רגישה, ציינו את ההחלטה והתאריך, בלי להוסיף נתונים מיותרים.

אזכורים והתראות#

@mention (אזכור) הוא הדרך להפוך תגובה למשימה של אדם מסוים. אם מאזכרים משתמש צוות, Shopify שולחת אימייל, ובמובייל יכולה לשלוח Push notification (התראת דחיפה) אם המשתמש הפעיל התראות. אם לא מאזכרים אף אחד, התגובה נשארת בציר הזמן אבל לא בהכרח מושכת תשומת לב. לכן, כאשר נדרש טיפול, אל תסתפקו בהערה כללית; אזכרו את המשתמש הרלוונטי וכתבו פעולה ברורה.

משתמש לא יקבל התראה אם הוא כתב את התגובה בעצמו או אם אין לו הרשאה לאזור שבו פורסמה התגובה. אם משתמש אומר שלא קיבל התראה, בדקו הרשאות, הגדרות Store notifications (התראות חנות), והאם Timeline mentions מופעלים ב-Shopify app. במכשירים ניידים בדקו גם שההתראות מאושרות בהגדרות מערכת ההפעלה.

קבצים והפניות#

ציר הזמן יכול לכלול קבצים והפניות פנימיות. בדסקטופ אפשר לצרף קובץ באמצעות Paper clip (מהדק) או גרירה, וליצור Reference?Reference / הפניהסוג ערך שמפנה למשאב Shopify קיים כמו מוצר, וריאנט, עמוד, קובץ או Metaobject.פתיחה במילון (הפניה) למשאב אחר באדמין באמצעות כפתור #. הפניות עוזרות כאשר הזמנה קשורה למוצר, לקוח, העברה או Purchase order (הזמנת רכש). במובייל אפשר לפתוח הפניות קיימות ולצרף קבצים, אבל לא ליצור הפניות חדשות מהמכשיר.

לפני צירוף קובץ, בדקו שהוא רלוונטי ולא כולל מידע מיותר. תמונת אריזה, צילום נזק או מסמך טיפול יכולים לעזור לצוות להבין את המקרה. לעומת זאת, קובץ אישי, חוזה רגיש או מידע שאינו קשור לטיפול בהזמנה לא צריך להיכנס ל-Timeline.

עריכה ומחיקה#

Shopify מאפשרת לערוך תגובה שכתבתם רק במשך 5 דקות אחרי הפרסום. המגבלה הזאת הופכת את הכתיבה הראשונית לחשובה: קראו את התגובה לפני פרסום, ודאו שהאזכור נכון, ושהמסר כולל פעולה או הקשר. אם טעיתם אחרי שעבר חלון העריכה, כתבו תגובה מתקנת במקום לנסות להסתיר את ההקשר.

מחיקת תגובה אינה הפיכה. לפני מחיקה, שאלו האם עדיף להוסיף תיקון או הבהרה. בצוותים, מחיקה יכולה להקשות להבין למה החלטה התקבלה. לכן מחקו רק מידע שבאמת לא צריך להיות שם, כמו קובץ שגוי, מידע רגיש או תגובה שפורסמה במשאב הלא נכון.

דפוס כתיבה מומלץ#

תגובה טובה ב-Timeline כוללת הקשר, פעולה ואחראי. לדוגמה: "הלקוח ביקש שינוי כתובת לפני משלוח; @שם בדקו מול המחסן עד 14:00". ניסוח כזה טוב יותר מהערה כללית כמו "לטיפול", כי הוא מסביר מה קרה ומה צריך לעשות. כאשר מצרפים קובץ, כתבו למה הוא צורף: צילום אריזה, אישור לקוח, הוכחת נזק או בדיקת מלאי. כך מי שיפתח את ההזמנה בעוד שבוע יבין את הסיפור בלי לחפש הודעות מחוץ ל-Shopify.

אם משתמשים ב-Timeline כחלק משירות לקוחות, קבעו מתי מתעדים שיחה, מתי מאזכרים מנהל, ומתי סוגרים טיפול. אל תשתמשו בציר הזמן כתחליף למערכת תמיכה מלאה אם העסק צריך SLA (התחייבות זמני שירות), אבל כן השתמשו בו כדי לשמור את ההקשר ליד ההזמנה או הלקוח הרלוונטיים.